Espionnage : La surveillance des employés sur les plateformes collaboratives et comment reprendre le contrôle de ses données

En janvier 2021, la Ministre du Travail Élisabeth Borne envisage de desserrer les contraintes du télétravail, en permettant aux salariés de travailler en présentiel au moins un jour par semaine. Cela permettra aux salariés de passer du temps hors de Zoom ou de Microsoft teams, qui sont les plateformes qui ont connu le plus de succès en 2020 grâce aux mesures de confinement. Pour rester attractifs et séduire de plus en plus de télétravailleurs, ces outils et services qui permettent de travailler à distance cherchent à proposer toujours plus de fonctionnalités. Cela est nécessaire, car malgré leur utilité, ces outils sont souvent la cible de critiques. Zoom a été critiqué pour sa mauvaise protection des données personnelles, et Microsoft Teams est au cœur de polémiques d'espionnage des salariés.

Microsoft Productivity Score, une fonctionnalité qui ne plait pas

Une des fonctionnalités de la plateforme de travail en ligne Microsoft Teams, le “Productivity Score” a été considérablement critiquée cette semaine. L’objectif de Microsoft était simplement d'intégrer les mécanismes de likes qui font des réseaux sociaux des outils très utilisés, voire addictifs pour beaucoup de personnes. Pour calculer ce “score”, soixante-douze critères ont été évalués et compilés dans plusieurs catégories pour créer une évaluation plus ludique de la productivité, mais pas que: des actions comme allumer sa la caméra pendant une visioconférence ou envoyer plus de mails, modifier plus de documents génèrent des points, qui permettent au final de calculer lequel des employés a le meilleur score. Malgré ces “bonnes” intentions de départ, cette fonctionnalité a été très mal perçue et durement critiquée, car elle est assimilée à un espionnage des employés, une pratique malheureusement très “à la mode” en contexte de confinement.

Quelles données personnelles sont collectées par Microsoft Teams et Skype Entreprise?

Microsoft Teams et Skype Entreprise collectent differents types de données  : des informations sur l’appareil, le système d'exploitation et la langue de l'utilisateur, ainsi qu'un ID utilisateur spécifique. Certaines données nécessitent un consentement pour être partagées avec l’entreprise de l’employé. Les données de recensement (le type et le modèle de l’appareil électronique, l’application) sont par contre collectées par défaut et ne peuvent pas être désactivées.
Ces outils collectent des informations très personnelles comme le nombre de messages envoyés, d'appels et de réunions. Microsoft collecte également des données sur le profil de l’utilisateur - y compris sont adresse e-mail, sa photo de profil et son numéro de téléphone - le contenu des réunions, les fichiers partagés, les enregistrements et les transcriptions, qui sont stockés dans le cloud pour l'usage personnel des utilisateurs. Ces données sont conservées par Microsoft «jusqu'à ce que l'utilisateur arrête d'utiliser Microsoft Teams ou jusqu'à ce que l'utilisateur supprime les données personnelles».

Les “patrons” peuvent-ils accéder à ces données ?

Le centre d'administration Microsoft Teams permet aux entreprises de générer des rapports pour accéder à des informations sur la façon dont les employés utilisent Teams. Par exemple, ils peuvent connaître le nombre d’utilisateurs qui communiquent par canal et par messagerie instantanée, ainsi que le type d’appareil qu’ils utilisent pour se connecter à Teams. Une organisation peut ainsi “utiliser ces informations pour mieux comprendre les schémas d’utilisation, aider à prendre des décisions commerciales et informer les efforts de formation et de communication” explique Microsoft.
Mais un employé est-il toujours d’accord pour que son patron connaisse le nombre de messages qu’il envoie chaque jour, ou le temps qu’il passe dans des appels vidéo et audio? Ou bien s'il a lu les messages reçus, ainsi que le taux de réponse? La collecte de ces informations est inévitable même si de nombreuses entreprises utilisent le logiciel sans réaliser que ce type de données est disponible.

Comment reprendre le contrôle de ses données?

Il est possible pour un utilisateur d’accéder à ses propres données client à tout moment et pour n’importe quelle raison. En outre, depuis février 2020, Microsoft a activé le blocage légal ou la conservation des dossiers sur les canaux privés (les discussions de canal privé sont stockées dans les boîtes aux lettres des utilisateurs, les discussions de canal normales sont stockées dans les boîtes aux lettres de groupe de ces équipes). 
Cependant, le nombre d'emails envoyés et répondus sera toujours à disposition des employeurs sur cette plateforme.